Zaakgericht Werken met Omgevingsdossiers

• Geen papieren dossiers meer
• Snellere besluitvorming
• Betrouwbaarder toezicht
• Meer grip op werkprocessen
• Efficiënter samenwerken

Waterschap Rijn en IJssel (WRIJ) is enkele jaren geleden begonnen met online geografische informatievoorziening voor het optimaliseren van haar werkprocessen. Destijds is bewust gekozen voor het Esri platform, dat nu ingebed is in de werkprocessen. Buiten in het veld wordt de Collector app gebruikt, waarmee snel informatie uit het buitengebied inzichtelijk wordt op kantoor.

Binnen het vergunningverleningsproces en specifiek de afdeling Vergunningsverlening en Handhaving wou men ook alle vergunningen digitaal én objectgericht kunnen inzien. Deze vergunningen staan al in het zaaksysteem (o.b.v. SharePoint), maar zijn voor de toezichthouder in het veld nauwelijks digitaal te raadplegen.

“Het toezicht gebeurt sneller, betrouwbaarder en het scheelt uiteraard veel papier”

Hans Gerritsen, Waterschap Rijn en IJssel

Zaaksysteem ontsluiten via de kaart

Hans Gerritsen, coördinator proces vergunningverlening en handhaving bij WRIJ: “Onze doelstelling is om efficiënter te gaan werken, o.a. door minder papier te gebruiken, en om grip te krijgen. We verlenen 700 vergunningen op jaarbasis, dat zijn vaak hele pakketten, waarover je allerlei bestanden moet bijhouden en controleren. Daar gaan zoveel papierstromen van binnen naar buiten, dat we geen grip hebben en geen overzicht van wat waar is vergund.” Dat gezegd hebbende, is bijna alles wat het waterschap doet te relateren aan objecten in het veld.

Om deze vergunning digitaal te kunnen raadplegen via de kaart, zocht WRIJ de samenwerking met One Fox voor de oplossing: Informatie op de Kaart (IODK). “Dit geeft ons de mogelijkheid om vergunning uit het zaaksysteem beschikbaar te stellen in ons GIS-platform (Esri). Het voordeel van de IODK-oplossing is dat het standaard al zaaksystemen (o.a. SharePoint) kan uitlezen. Daarnaast is het volledig compatibel is met Esri.”, aldus Rob de Groot, ICT-specialist bij WRIJ. IODK helpt het waterschap dan ook om niet alleen zaakgericht, maar ook objectgericht te werken. Door de zaakdossiers te voorzien van objectgegevens en zo de informatievoorziening van het waterschap te verrijken met omgevingsdossiers.

Digitaal werken in het vergunningsproces

Informatie op de kaart (IODK) helpt hierin vooral met het delen van informatie in deze omgevingsdossiers van binnen naar buiten en weer terug: hoe krijgt iemand buiten inzichtelijk wat is vergund, waar de vergunningen liggen en waar niet. Dat op een hele simpele manier via de Collector app, zonder dat je stapels papier hoeft uit te printen, waarbij de informatie ook weer terugkomt (dankzij Digitale Checklisten en IODK) naar kantoor en ons zaaksysteem. Zodat de omgevingsdossiers weer up-to-date zijn.

Dat is belangrijk, want toezicht vindt plaats in twee stappen: de servicemedewerkers in het veld doen eerstelijns toezicht, waarbij ze de vergunning te zien krijgen in de Collector app. Deze omgevingsdossiers zijn via Informatie op de kaart te raadplegen, rechtstreeks uit SharePoint. Hiermee controleren de servicemedewerkers de keurvergunningen, of werken aan het watersysteem en waterkeringen uitgevoerd zijn conform de vergunning, en kunnen ze een eerste waarschuwing doen gericht op herstel. Als dit niet verbeterd wordt het via de Collector app met digitale formulieren overgedragen naar kantoor, waarna de handhavers ingeschakeld worden.

Toezicht wordt sneller en betrouwbaarder

Eerst werkten de toezichthouders met de oplossing, aangevuld met de front-office en Hans als coördinator handhaving. Inmiddels is dit behoorlijk uitgebreid en loopt dit uiteen van diverse mensen in het veld tot ongeveer de front-office op kantoor. “Dankzij de Esri-kaartlaag en IODK is het mogelijk om de werkzaamheden in het veld te coördineren en te monitoren vanaf kantoor. De vergunningen zijn duidelijk zichtbaar, waar je ook bent, op kantoor en in het veld. Vanuit de procesbewaking merk ik dat het toezicht door de buitendienstmedewerkers sneller en betrouwbaarder is en het scheelt uiteraard veel papier, aangezien vergunningsdossiers niet meer worden afgedrukt en in de werkmap worden gestopt.”, aldus Hans.

Alle reacties tot nu toe zijn erg positief en de vraag vanuit toezichthouders om hiermee te werken is sterk Ze kunnen tenslotte zelf zien of er wel of geen vergunning is. Zeker bij bijv. draineringen scheelt dat veel telefoontjes over en weer, wat weer veel tijd en frustraties scheelt. Daarbij kunnen toezichthouders zelf ook meldingen doen vanaf de kaart. Op basis van deze meldingen kan dan bijv. volledig automatisch een (vervolg)zaak worden opgestart in het zaaksysteem.

Betere informatie en besluitvorming

Gerard Stoltenberg, servicemedewerker afdeling Onderhoud en Handhaving: “Met deze oplossing kan ik snel zien welke werkzaamheden nog uitgevoerd moeten worden in mijn werkgebied. De puntjes op de kaart geven per status een duidelijk beeld. Op die manier kan ik mijn werkdag goed inplannen en dankzij mijn gebiedskennis weet ik per dag waar ik toezicht moet houden.”

“Het inzien van de vergunningen is een echte aanwinst. Ik zie direct alle informatie van de vergunning, maar ook de eventuele mailwisselingen die hebben plaatsgevonden tijdens de vergunningsaanvraag. Hierdoor kan ik direct beoordelen of de situatie conform vergunning is of dat er een overtreding is. Daarnaast scheelt de digitale manier van werken een pak aan papier meenemen. Ik ben erg tevreden.”

De omgevingsdossiers kunnen nu op een goede en simpele manier gedeeld worden, in zo min mogelijk slagen, van binnen naar buiten en weer van buiten naar binnen. Hans: “We gebruiken het echt om de informatievoorziening verder op orde te krijgen en hiermee eenvoudig en beter samen te werken. Daar doen we het tenslotte voor: het samenwerken, de procesoptimalisatie en om frustratie (van werken met papier) uit het verleden weg te werken.”

 

Benieuwd naar de mogelijkheden van Informatie op de kaart voor uw organisatie?
Neem contact op met onze product manager.