De gemeente Den Haag wil in 2040 een klimaatneutrale stad zijn, oftewel zo min mogelijk energie gebruiken en schone energiebronnen stimuleren. Het verwarmen en koelen van gebouwen is daarbij één van de grootste energievragers in de stad. Daarom is het streven een Haags Warmtebedrijf op te richten, dat o.a. 100.000 huishoudens gaat aansluiten op het warmtenet van Den Haag. Wat een grote bijdrage zal leveren aan CO2 reductie.

Interactief Haags geo-portaal: IWKK

Om te bepalen hoe deze verduurzaming stap voor stap ter hand genomen kan worden en waar rendabele business cases te realiseren zijn voor bijv. het Haags Warmtebedrijf, is een geo-informatieportaal ontwikkeld: Interactieve Warmte Koude Kaart (IWKK) bovenop hun geografisch informatie systeem (GIS). Gerwin Hop, Projectleider bij de gemeente: “We brengen kansen voor warmte koude systemen in beeld en bepalen o.a. waar de grote verbruikers zitten en waar de partijen zitten die warmte over hebben”.

“De IWKK bevat nu met name GIS gegevens. Maar er is natuurlijk meer in de wereld dan geografische gegevens. Veel gegevens die van belang zijn, zoals vergunningen, business cases, beleidsnotities en masterplannen, zien we graag opgenomen in het portaal voor een volledig beeld”. Het doel is dan ook om een complete informatievoorziening te hebben via het IWKK portaal.

Brug tussen DMS en GIS

De uitdaging is dat veel van deze benodigde informatie nog vastzit in documenten binnen het document management systeem (DMS). Daarom wil de gemeente de brug slaan tussen het DMS en hun GIS, door het IWKK portaal aan te vullen met deze documenten. Antoine Gribnau, Adviseur Open Data bij de gemeente:  “Veel vergunningen zijn openbare data, maar zijn niet gemakkelijk te verkrijgen. Hier gaat veel tijd in zitten. Dit wordt opgelost als dit (geautomatiseerd) op een kaart wordt gezet.” Waarbij het IWKK helpt om de grote hoeveelheid benodigde informatie samen te brengen in één centraal portaal.

“Je vindt nu informatie via bijv. de iPad. Je klikt op een gebouw en hebt direct alle relevante informatie. Zelfs ter plekke. Dat is natuurlijk super krachtig.”

Antoine Gribnau, Adviseur Open Data bij Gemeente Den Haag

Dat is nodig om de betrokken adviseurs en projectleiders een compleet beeld te geven van de beschikbare informatie. Zodat ze dit vanaf de kaart makkelijker kunnen interpreteren en betere beslissingen kunnen nemen betreffende warmtedeling, het aansluiten op warmtenetten, e.d. Daarnaast draagt het bij aan de frequente afstemming met ketenpartijen (zoals Eneco, Stedin, nutsbedrijven en woningbouwcorporaties) en natuurlijk de interne diensten binnen de gemeente zelf.

Standaarden als uitgangspunt

Om hun relevante documenten te ontsluiten via de kaart is de gemeente Den Haag in samenwerking met One Fox een project gestart om ‘Informatie op de kaart’ te toetsen. “De kaart is namelijk een mooi middel om informatie te delen over partijen heen en dienstverlening efficiënter in te steken. Tijdens dit project wil de gemeente bewijzen dat documenten in een DMS op gestandaardiseerde wijze ontsloten kunnen worden via het IWKK portaal. En dat het een meerwaarde biedt voor dit project en de organisatie.”, aldus Antoine Gribnau.

Als voorwaarde stelde de gemeente dat de oplossing uitgaat van systemen die aansluiten bij hun IT-omgeving. Zodat het, na de pilot, netjes kan landen binnen de organisatie. Daarom is er gekozen voor twee systemen die al gebruikt worden binnen de organisatie: Microsoft SharePoint en Esri ArcGIS Online.

De oplossing van One Fox werkt standaard met Esri én met SharePoint, maar sluit (met het oog op de toekomst) ook probleemloos aan op het DMS van de gemeente (OpenText eDOCS). Het is namelijk zo opgezet dat het met meerdere DMS-en samenwerkt door gebruik te maken van de ‘slimme koppeling’ van One Fox met een gestandaardiseerd koppelvlak. Dit is van belang gezien de diverse DMS omgevingen van de gemeente die mogelijk worden aangesloten. Antoine Gribnau: “De keuze voor One Fox was een makkelijke. Als onze huidige DMS leverancier zijn ze bekend met de organisatie en als Esri partner kennen ze onze GIS producten. Daarbij bieden ze kant-en-klare producten voor een DMS-onafhankelijke koppeling met GIS.”

De BAG als uitgangspunt

Een andere belangrijke eis was het realiseren van een eenvoudig te bedienen oplossing voor het handmatig verbinden van documenten met hun locatiegegevens, conform de basisadministratie adressen en gebouwen (BAG). Hiervoor realiseerde One Fox een SharePoint app, waarmee men makkelijk gebouwen en adressen kan selecteren. Terwijl de BAG gegevens in SharePoint worden opgeslagen en hiermee eenvoudig te beheren zijn. “Als gemeente zijn we verplicht om met BAG te werken. Dat is voor ons de waarheid. De gemeente vindt het werken met BAG echter complex. Deze oplossing zorgt ervoor dat we toch BAG conform werken, terwijl de complexiteit wordt ondervangen“, aldus Antoine.

Dankzij de prettige samenwerking tussen Gemeente Den Haag en One Fox is het ‘documenten op de kaart’ traject succesvol afgerond. In totaal heeft de realisatie 2 maanden geduurd. Hiermee is het project op tijd en binnen budget opgeleverd. Antoine: “Het is een zeer prettig verlopen project met een succesvol resultaat; we hebben aangetoond dat de koppeling tussen IWKK en de documenten werkt. Sinds de afronding krijgen we veel positieve reacties van o.a. de wethouder, het warmtebedrijf Den Haag en diverse externe partijen. Dit oversteeg zelfs onze verwachting”.

De oplossing is nu in gebruik en moet verder bekend worden in de organisatie. “We kunnen nu sneller, makkelijker informatie vinden en hiermee onze efficiëntie verbeteren. Dit past bij de manier van werken van nu en in de toekomst. Als gemeente moeten we tenslotte steeds slimmer gaan werken.”, aldus Antoine. Door te zorgen dat we bijvoorbeeld geen losse systemen hoeven te doorzoeken, maar informatie kunnen vinden vanuit één centraal geo-portaal. “Ook via bijv. je iPad: Je klikt op een gebouw en hebt direct alle informatie die je kunt gebruiken bij het uitvoeren van je werk. Dat kan zelfs ter plekke zijn. Je kan dan zien welke vergunningen hier zijn verleend en direct of dit nog klopt. Dat is natuurlijk super krachtig”.

 

Benieuwd naar de mogelijkheden van Informatie op de kaart voor uw organisatie?
Neem contact op met onze product manager.